Spare tid, når du skriver

Jeg er i færd med at flytte fra én computer til en anden, og en af de ting jeg virkelig savner hidtil er en god tastetryk makro program.
Det er et program, en kommunikations-teknologi, der tillader dig at udløse lange strenge af teksten, herunder navne og e-mail-adresser, med blot et par tastetryk.
For eksempel, jeg ofte nødt til at skrive ud af navnet på min bog, en Manager’s Guide til nyhedsbreve: formidling af resultater. Med en makro, jeg simpelt hen skrive “mgx” (uden anførelsestegn) for at skrive den første halvdel af titlen (op til tyktarmen) eller “mgc” at skrive den fulde titel.
Hvis du har brugt dem selv, ved du, hvordan praktisk det er at have genveje til almindeligt anvendte stykker af tekst (også kaldet standardtekst).
Næsten alle slags skrive bruger almindeligt gentaget ord og navne, og når man vænner sig til at bruge makroer, de sparer en masse tid, der ellers ville være brugt hamrede på tastaturet.
De er især nyttige for tekststykker der involverer svære at nå tegn på tastaturet. For eksempel, når du skriver en e-mail-adresse, du har til at nå til den øverste venstre hjørne af skærmen for at ramme den “@” nøglen. Så jeg har makroer for almindeligt anvendte e-mail-adresser: “abcx” til “abbottr@managersguide.com” og “ralx” til “robert@abbottletter.com”
Som de sidstnævnte makro antyder, hjælper det for at have en genvej, der ligner den tekst, der skrives ud. Du kan også bruge tastaturtasterne funktion eller kombinationer af tastetryk som dine genveje, hvad der fungerer bedst for dig.
Det er også nyttigt, hvis du ikke allerede har genveje eller makroer til at starte med et par og tilføje dem langsomt. På den måde du ikke behøver at tænke på dem; hver bliver veletableret i din hukommelse. I min erfaring, hvis du er nødt til at stoppe og kigge efter genvejen, har du sandsynligvis mistet meget af den fordel, der opnås ved hjælp af dem.
I samme ånd mener standardtekst e-mails. Jeg hjælp Eudora e-mail-program, der kalder dem ‘brevpapir’ og gør deres brug forholdsvis let. I dette tilfælde, du ikke bare shortcutting et ord eller en sætning–du er shortcutting en hel email besked. Nogle andre e-mail-programmer kan du gøre den samme slags ting.
For at skabe et stykke brevpapir, blot åbne en ny email besked form og sætte i afsenderadressen, emnelinjen, og teksten i meddelelsen. Derefter gemme det som en brevpapir fil i en passende mappe. Når du skal sende meddelelsen igen, simpelthen få en kopi fra mappen, indsætte adressen på personen, ønsker du at kontakte, og klik på Send-knappen.
Du kan naturligvis gøre stort set de samme ting med en makro program, men det er hurtigere og nemmere, hvis dit e-mail-program kan du oprette meddelelserne standardtekst.
Jeg bruger brevpapir meddelelser for rutinemæssig Onesta, opfølgninger på forskellige projekter og for at svare på visse typer af undersøgelser. Du ville ikke bruge dem til vigtige meddelelser eller meddelelser kræver et personligt svar.
Men du gør det, er det vigtigste at bruge standardtekst værktøjer, når du kan. De er en af de nemmeste og mest effektive værktøjer til tid-effektive skrivning.